Approvisionnement
Définition de l’approvisionnement
La notion d’approvisionnement fait référence au processus comprenant la préparation d’une entente préalable et l’acquisition de biens ou de services auprès d’une source externe. Cette notion diffère du simple achat d’un bien ou service. L’approvisionnement consiste à acheter un bien ou service dans le cadre d’un processus d’appel d’offres ou de soumission qui peut impliquer une négociation entre les parties. Ainsi, lorsqu’une organisation publique ou privée entame un processus d’approvisionnement, elle doit : identifier ce qu’il faut acheter, soumettre une demande d’achat, évaluer et sélectionner un fournisseur, négocier le prix et les conditions, créer un bon de commande, puis recevoir et inspecter les biens.
Les marchés publics municipaux impliquent la dépense de l’argent des contribuables, et ont donc tendance à être fortement réglementés au Canada pour garantir une reddition de comptes, de l’équité et de la transparence.
L’importance toute particulière des marchés publics pour les villes intelligentes
Une ville intelligente a besoin d’outils pour recueillir des données et pour les analyser. Par exemple, pour optimiser la circulation, des capteurs peuvent être placés aux feux de circulation pour recueillir de l’information sur le nombre de voitures qui circulent. Ensuite, ces informations seront transmises à un réseau pour être analysées, puis exploitées (c’est-à-dire pour déterminer les feux de circulation qui doivent passer au vert). Il n’est pas possible pour chaque ville de fabriquer ou de mettre en place l’infrastructure nécessaire uniquement sur la base d’une expertise interne. Les municipalités devront inévitablement se tourner vers des partenaires du secteur privé pour obtenir l’expertise nécessaire à la mise en application et à la gestion de nombreux outils de ville intelligente à forte composante technologique. Ces derniers devront être sélectionnés au moyen d’un processus de marchés publics.
Les principaux risques auxquels s’exposent les municipalités dans les marchés publics pour les villes intelligentes
Habiletés numériques
Pour déterminer le gagnant d’un appel d’offres, les politiciens devront avoir de grandes habiletés numériques. Ils devront trouver un fournisseur capable non seulement de répondre à leurs besoins, mais aussi de régler d’éventuels problèmes imprévus. S’engager auprès d’un fournisseur incapable de résoudre ces imprévus peut signifier que la ville s’engage à acheter et à installer une technologie obsolète ou inappropriée. Pour surmonter ce problème, les fournisseurs doivent être testés et faire la démonstration de leurs produits à une échelle plus réduite. Cela permettrait à la ville de voir si un fournisseur peut résoudre des problèmes réels en temps réel, évitant ainsi à la ville de se retrouver avec un fournisseur incapable de s’adapter aux problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentent.
Transparence
Comme dans toutes les situations de marchés publics, ceux des villes intelligentes exigent de la transparence. Cela peut être un défi dans le domaine technologique, alors que les partenaires du secteur privé invoquent le besoin de confidentialité pour protéger leurs secrets commerciaux. Les grands projets de villes intelligentes impliquent souvent des partenariats public-privé. De tels arrangements peuvent désavantager les municipalités.
Engagement fermé avec un fournisseur
Les acquisitions de technologies impliquent souvent un engagement à long terme envers un fournisseur précis. Cela crée le danger qu’une municipalité, après s’être engagée envers un fournisseur particulier dans le cadre d’un processus d’approvisionnement concurrentiel et transparent, soit maintenant à la merci de ce fournisseur pour des services et des produits de suivi. Les municipalités doivent être conscientes que l’argent des contribuables est vulnérable, non seulement lors du processus de sélection de la technologie, mais aussi tout au long de son cycle de vie.
Bibliographie annotée
La bibliographie suivante répertorie les sources qui examinent les pratiques exemplaires et les conseils en lien avec l’approvisionnement ouvert des villes intelligentes. Ces sources comprennent aussi bien des sujets sur les marchés publics des villes intelligentes que les marchés publics ouverts.
Guides et trousses
Smart Cities - A best Practices Guide for Building Our Future Cities, Canadian Urban Institute 2019 (smart city master planning guide) Short section on procurement (p32-33)
Ce guide holistique est destiné aux municipalités souhaitant concevoir une ville intelligente. Il présente les phases requises pour aboutir à une ville intelligente pleinement fonctionnelle. La section qui nous intéresse le plus traite de la Phase V, sur la mise en œuvre du concept de ville intelligente. Une discussion précédente pour mettre en œuvre l’approvisionnement de la ville intelligente.
European Commission, Analysing the potential for wide scale roll out of integrated smart cities and communities solutions: Public Procurement models for SCC solutions, 2016
Ce rapport est une analyse complète des incidences des différents modèles de marchés publics sur les solutions de ville intelligente. Il décrit les types de modèles de marchés publics (nouveaux et traditionnels) et utilise ensuite des études de cas pour dégager des tendances et formuler des recommandations.
European Commission, Guidance on Innovation Procurement
Ce document a été créé pour aider les municipalités à adopter des processus de marchés publics en innovation. Le document définit et établit les besoins en la matière, puis énonce des recommandations sur la création d’un cadre pour l’adoption de ces processus.
Sources canadiennes
OpenNorth, The State of Open Smart Communities 2019
Voir la courte section sur les marchés publics (aux pages 30 à 33). Le rapport évalue l’utilisation des marchés publics ouverts dans les villes intelligentes. L’approvisionnement dans le domaine des technologies de l’information est lié à la gouvernance des données et présente des risques en matière de protection de la vie privée et de sécurité pour les partenaires, les parties prenantes et le gouvernement. En conséquence, le rapport recommande la propriété des données, la revente à des tiers, les paramètres de réutilisation et la protection de la vie privée. L’existence de dispositions traitant des risques liés à la protection de la vie privée renforcera la confiance et permettra de mettre en place des processus d’approvisionnement transparents.
OpenNorth,Open Smart Cities Guide v1.0
Ce guide sur les villes intelligentes ouvertes est destiné à aider les parties prenantes qui participent à des projets de ville intelligente. Il comprend des conseils et des exemples de pratiques d’approvisionnement ouvert.
Canada’s 2018-2020 National Action Plan on Open Government (see 2. Financial Transparency and Accountability)
Le gouvernement du Canada s’est engagé à faire preuve de transparence financière, ce qui s’est traduit par une plus grande transparence des processus de passation de marchés et de dépenses du gouvernement. Cela signifie que les citoyens ont désormais accès à des données ouvertes sur les dépenses et les contrats d’approvisionnement du gouvernement.
Sara Wilson, ["Building Canada’s Low-Carbon Approach to Infrastructure Investments through Prioritization, Policy and Procurement Future Cities Canada"] (https://futurecitiescanada.ca/downloads/2018/FCC_ProcurementReport_201809.pdf), Evergreen 2017
Cette ressource se concentre sur les initiatives d’infrastructures durables et écologiques. Toutefois, l’approche des marchés publics en innovation peut également être un bon modèle pour les villes intelligentes. Le rapport recommande d’utiliser les marchés publics comme outil proactif de développement durable. Il encourage les soumissionnaires à innover, à présenter des offres à faible teneur en carbone et à travailler à la création d’un processus d’approvisionnement plus souple. Le rapport cite également le document de l’OCDE Going Green: Best Practices for Sustainable Procurement. Il décrit comment les cadres politiques nationaux peuvent être modifiés pour promouvoir de meilleurs marchés publics.
Sources étrangères
Smart Cities Stakeholder Platform – Finance Working Group, Public Procurement for Smart Cities
Ce guide aide les villes à mettre en place des cadres d’approvisionnement adaptés aux villes intelligentes. Le guide identifie non seulement les pratiques exemplaires en matière de marchés publics, mais aussi les obstacles à la mise en œuvre de ces dernières. Enfin, le document est conçu dans le contexte du secteur des biens et services environnementaux à faible émission de carbone, mais aborde également des problèmes communs à d’autres procédures des villes intelligentes.
Autres sources utiles
Matt Tim, “Procurement Process 101: The Stages in the Procurement Process”
Tim Matt, “What is the Difference Between Procurement and Purchasing?”
Jeremy Devray-Benichou, “Smart procurement for smart cities”
Laffont, Jean-Jacques; Tirole, Jean (1993). A Theory of Incentives in Procurement and Regulation. MIT Press. p. 1. ISBN 9780262121743
Le BCDevExchange est une plate-forme de prestation de services publics numériques au moyen de partenariats avec les secteurs public et privé pour apporter des solutions aux défis publics, et peut servir à apparier les gouvernements et les fournisseurs de technologies. En offrant aux développeurs un espace d’innovation, l’objectif est d’encourager et de faire croître le secteur technologique privé grâce aux ressources du secteur public, afin de développer des produits qui répondent aux besoins du public. Le BCDevExchange comprend la plate-forme DevOps et l’Exchange Lab, qui héberge les projets gouvernementaux ayant été soumis aux marchés publics.
Government of BC Request for Qualification (RFQ) template
Ce modèle de demande de qualifications est utilisé pour créer une liste de présélection des fournisseurs admissibles à un processus ultérieur de passation de marchés pour des biens et des services. Ce modèle permet aux fournisseurs de démontrer que leurs produits ou services répondent aux normes de rendement requises. Il peut être appliqué dans le contexte des solutions de ville intelligente pour que les fournisseurs démontrent leurs produits ou leur capacité à répondre aux qualifications avant de passer à la phase de l’appel d’offres.
Government of British Columbia Procurement Process Guide
Ce site décrit chaque phase du processus de passation de marchés, de la planification à la clôture, en passant par la préattribution, l’attribution et la gestion. Le guide donne un aperçu des différentes tâches à accomplir et des résultats souhaités dans chaque phase, tout en établissant et en maintenant des relations avec les fournisseurs. Le site fournit des informations sur les risques associés à de mauvaises relations avec les fournisseurs, ainsi que sur leurs conséquences potentielles et les tactiques d’atténuation. Bien que ce guide ne prévoie pas spécifiquement la passation de marchés pour des solutions de ville intelligente, la phase de préattribution est pertinente pour traiter le risque d’insuffisance tant de culture numérique que de transparence.
Government of Saskatchewan RFSQ template preparation guide
Ce guide de demande de qualifications des fournisseurs décrit les différents éléments requis pour créer un document modèle et personnalisable — pour accommoder les besoins spécifiques de la concurrence — que les fournisseurs comprennent et auquel ils peuvent répondre. En particulier, la Partie 1.1 — Invitation aux répondants et l’Annexe A — Détails de la DQF peuvent être personnalisées pour refléter les besoins d’une technologie de ville intelligente, y compris la démonstration de la résolution de problèmes réels en temps réel.
Municipal Innovation Exchange (MIX), MIX Municipal Innovation Procurement
Ce rapport de recherche du MIX sur les défis et les occasions présentés par les marchés publics municipaux en innovation donne un aperçu de cette catégorie d’approvisionnement un peu partout dans le monde et se concentre en particulier sur les villes de l’Ontario en tant qu’études de cas pour illustrer ces obstacles et ces occasions.
Guelph Civic Accelerator Case Study
Ce rapport décrit l’expérience de Guelph à repenser les marchés publics en expliquant le modèle Civic Accelerator, ses objectifs et son fonctionnement pratique. Le rapport veut aider et informer d’autres villes qui souhaitent innover dans un cadre politique existant. Le rapport énonce les idées clés pour une mise en œuvre réussie d’un modèle similaire à celui de Guelph, y compris comment travailler dans le cadre réglementaire en place pour les marchés publics et quelle stratégie adopter avec le gouvernement et les partenaires locaux en innovation pour promouvoir le modèle repensé (voir aux pages 12 à 17).
Pittsburgh Smart City Procurement
Cette ressource plaide en faveur du recours aux demandes d’information dans le domaine des marchés publics des villes intelligentes, ces dernières permettant aux entreprises de fournir des renseignements pertinents aux défis de la ville et étant bien adaptées pour effectuer des études de marché qui ne deviendront pas obsolètes. La ville de Pittsburgh est un exemple de recours à une demande d’information pour le remplacement des réverbères de la ville. Ce projet a révélé un manque de cohérence dans l’espace de ville intelligente pour ce qui est des pratiques exemplaires et des solutions, mais a permis de constater que toutes les réponses reçues mettaient l’accent sur la valeur du réseau. Le cas de Pittsburgh est donc un exemple de stratégie pour repenser le processus de passation de marchés publics dès la phase de la demande d’information.
City of Toronto Civic Innovation Office
La ville de Toronto a publié une « Invitation au partenariat », un document plus accessible que l’habituel appel d’offres, pour encourager les entrepreneurs à s’impliquer dans la construction et la conceptualisation d’un meilleur service 311.
Canadian Digital Exchange Platform (CDXP)
La Plate-forme canadienne d’échange numérique (PCÉN) représente la stratégie du Canada pour créer une « plate-forme gouvernementale » permettant aux ministères de fournir de manière sécurisée tout service sur toute plate-forme, sur tout dispositif ou au moyen de tout partenaire de confiance. La stratégie de la PCÉN est de numériser tous les services gouvernementaux à tous les niveaux du gouvernement. Cette présentation décrit les phases auxquelles un fournisseur de services pourrait s’engager dans la stratégie, collaborant avec la PCÉN pour tester un service, le déployer, puis le rendre accessible aux consommateurs.
Montreal Smart and Digital City Bureau City Contracts Transparency
Cet article décrit la conception par Montréal d’un outil de visualisation des contrats municipaux qui permet aux utilisateurs de voir des données structurées en format de contrat ouvert. Ce format garantit que les fonds publics sont dépensés ouvertement et équitablement et soutient les efforts de normalisation des données ouvertes. L’article indique que la connaissance des processus d’approvisionnement est l’un des défis de la mise en œuvre de l’outil. En effet, les marchés publics ont des cycles de vie différents et des degrés de complexité variables liés aux approbations administratives. Bien que les défis demeurent, l’outil a fait l’objet d’une évaluation et de recommandations afin que des améliorations continues y soient apportées pour accroître la transparence.
Le Bureau 18F fait partie de l’Agence américaine des services généraux et collabore avec les institutions gouvernementales pour résoudre des problèmes techniques, créer des produits numériques et améliorer les services gouvernementaux grâce à la technologie. Le blogue du Bureau 18F contient divers billets sur les moyens de modifier les achats traditionnels pour en accroître l’efficacité. Le Bureau plaide en faveur de contrats modulaires, c’est-à-dire de la pratique consistant à scinder de grands achats publics de logiciels adaptés en un ensemble de plus petits contrats pour en accroître l’efficacité.
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